対応範囲が広すぎる「自治体DX」。どのようにして、現場に導入していくか。各自治体の担当者が抱える悩みとは 〜庁外業務編〜
この記事の内容
少子高齢化などによる人手不足、住民サービスの向上など自治体が抱える幅広い課題を解決すべく、「自治体DX」の推進を考えている自治体は多いでしょう。また、それを後押しするように政府もさまざまな方針を発表しています。ソリトンシステムズは対応範囲が幅広い自治体DXの中でも、DXによる職員の業務効率化を図る「職員向けの自治体DX」に注目し、その課題解決に取り組んできました。
より良い行政サービスは、職員の業務効率向上から。 「自治体DX」をスムーズに進めるポイントとは。（前編）
より良い行政サービスは、職員の業務効率向上から。 「自治体DX」をスムーズに進めるポイントとは。（後編）
前編では、主に庁内業務における自治体DXの推進について、自治体が抱えるお悩み、その解決方法をご紹介しました。
対応範囲が広すぎる「自治体DX」。どのようにして、現場に導入していくか。各自治体の担当者が抱える悩みとは 〜庁内業務編〜
後編となる本記事では、「在宅勤務」や「サテライトオフィス」など庁外における自治体DX推進にについてご紹介します。
全国で開催されている各種イベントへの参加、自治体・教育機関への訪問を通じて、現場の声を伺っているソリトンシステムズ ITセキュリティ事業部 パブリック推進部の鎌田歩里に、各自治体が抱えるお悩みとその解決方法について話を聞きました。
コロナ禍をきっかけに、自治体でもテレワークの導入が急務に。課題は端末の紛失とセキュリティ
―― コロナ禍により、民間企業でも自治体でもワークスタイルが大きく変化しました。相談内容にも変化はありましたか。
「昨今のコロナ禍により、密を避けるため庁外でも庁内と同様に業務を行えるよう環境を整えたいというご相談を受けることが増えてきました。『自治体デジタル・トランスフォーメーション （DX）推進計画 』（令和2年12月、総務省発表）でも、テレワークの推進が示されるなど今後も庁外のサテライトオフィスや在宅で業務を行うテレワークの需要は拡大していくだろうと感じています。また、すでにテレワークを導入している自治体では、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）が2020年4月より無償提供している『自治体テレワーク推進実証実験』を利用しているところが多いですが、ゆくゆくはこのシステムの無償提供が終了することを見越して後継のソリューションを探しているというお話も伺います。
テレワークやモバイルワークを検討する際に懸念されるのが、持ち出し端末の紛失・盗難によるデータの漏洩です。 このような懸念を解決する方法として『 Soliton SecureDesktop』をご紹介しています。『Soliton SecureDesktop』は、『地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン 』（令和2年12月、総務省発表）にも記載されている『画面転送方式』を採用しています。テレワークで使用している端末からLGWAN系システムなどで使用している庁内の端末へ繋ぐことができるため、たとえ持ち出し端末を失くしたとしても端末内に業務で使用しているデータは一切保存されず、安心です。また、自治体テレワーク推進実証実験と同様の画面転送方式であることから、使い勝手も変わらないということで後継ソリューションとしても良いというお声をいただいております。
『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』の利用イメージ
さらに、『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』はID/パスワードによる認証に加えて、セキュリティ強度の高いデジタル証明書による認証に対応しています。デジタル証明書がインストールされている端末からのみ『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』の利用を許可することで、不許可端末から庁内PCへの不正アクセスを排除することもできます。
2020年は、新型コロナウイルス感染症拡大によりテレワークの需要が急速に高まった時期でもありました。この時、テレワーク環境の整備を急務とするお客様に向けて『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』を無償提供したところ、予想を大幅に上回る数のお客様に採用いただき、現在も多くの自治体に継続して利用いただいております。先述のセキュリティ面での安心感はもちろんのこと、様々な規模のお客様に対応可能だったということも選ばれた理由の一つかもしれません。『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』は最小導入数が10ユーザーからとなっており、一部の部署での利用や小規模な自治体など幅広い規模に対応できる仕組みとなっています。
一言で自治体と言っても、規模や業務環境、ITに詳しい職員の有無など、条件は多岐に渡ります。『Soliton SecureDesktop(クラウドサービス版)』であれば、これまでの導入実績を鑑みてもあらゆる自治体でご満足いただけると確信しています。」
業務データの受け渡し方法を再検討する自治体も
―― テレワークに関するお悩みは、他にどのようなものがありますか？
「データをやり取りとりする方法についてどうすべきか、お悩みの自治体が多いという印象です。業務を庁外で行うにあたり、データを持ち出す場面は起こり得ます。これまではUSBメモリなどの外部記録媒体を使って、持ち出しを行う自治体がほとんどでした。しかし『地方公共団体における テレワーク推進のための手引き 』（令和３年４月、総務省発表）や『テレワークセキュリティガイドライン（第5版）』（令和3年5月、総務省発表）でもUSBメモリを利用したデータの受け渡し方法にはリスクが伴うと記載されており、USBメモリの利用について憂慮されていることが窺えます。いくつかあるリスクの中で特に懸念されるのが、USBメモリ紛失のリスクです。2022年6月、関西地区の某自治体で個人情報が保存されたUSBメモリが一時紛失する事件が発生したことは、皆様の記憶にも新しいでしょう。残念ながら、USBメモリの紛失は珍しいことでなく、2022年だけでも個人情報が入ったUSBメモリを紛失するセキュリティ事故が複数件発生しています。
また、2022年11月に内閣府、内閣官房でのPPAP（パスワード保護したZIPファイルを送信後、その解凍パスワードをあとから別送する方法）の利用を廃止、代わりに共有ストレージを活用するよう職員に通知したということも、従来のデータの受け渡し方法について再検討する要因の一つになりました。
このようなことからUSBメモリを使用せず、かつPPAPに依らないデータの受け渡し方法を、多くの自治体が模索するようになったのではないかと思います。
ソリトンでは、USBメモリ等の外部記憶媒体に代わる安全なデータの受け渡し、持ち出し方法としてオンラインストレージサービス『HiQZenサービス』をご提案しています。『HiQZenサービス』はクラウド型サービスのため、外部記録媒体は不要です。そのため、データ紛失のリスクはありません。
クラウド型サービスということで、クラウド上に機密情報をアップロードするのは心配だと思われる方もいらっしゃるでしょう。『HiQZenサービス』では、データを受け取るためにはメールアドレスとワンタイムパスワードを使った2段階認証が必要となります。さらにユーザーごとにアクセス方法を制限したり端末認証をおこなうこともでき、より強固に本人確認ができます。
万が一、情報漏洩が疑われるやり取りが起こった場合は、ログ管理機能で『いつ、誰が、どのファイルに、どこからアクセスしたのか』を特定することもできます。
『HiQZenサービス』の利用イメージ
また『HiQZenサービス』は、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）に関する国際規格であるISO27001認証とクラウドセキュリティに関する国際規格であるISO27017を取得しているサービスのため、安心してご利用いただけます。」
最後に
「自治体のDX推進担当者は、限られた予算の中でいかにDXを推進していくか、本当に苦慮されています。ソリトンは長年、数多くの自治体の課題解決に取り組んできた実績がありますので、自治体の要件を満たしたご提案ができると考えています。
また、都道府県や市区町村が異なると情報がなかなか共有されづらいということもあり、他自治体でのDX化の事例などについて公開できる範囲でお話しさせていただくと、皆様喜ばれます。情報提供といった面でも、自治体担当者のサポートができればと思います。
ソリトンでは、自治体向けのイベントに多数出展しています。
実際にデモ動画を見ていただいたり、製品のトライアルをしていただくことで導入を決定したお客様が数多くいました。また、イベントで初めてソリトンを見かけて興味を持たれた方、ブースの社員と話をしてみてシステム面などのお悩みについて解決策を見出せた方もいらっしゃり、イベントに参加するたびに意義を感じています。
一度製品を試してみたいという方、直接話を聞いてみたいという方は、ぜひ弊社までお問い合わせください。また、今後の出展予定イベントは、ソリトンHPにてご紹介しております。是非イベントにもお越しいただき、お声がけください。」